Wie läuft ein Vorstellungsgespräch ab? 6 Phasen, die du kennen solltest, um dich ideal vorzubereiten!

Viele Menschen sind überzeugt: Wie ein Vorstellungsgespräch abläuft, hängt von den Personen ab, die daran beteiligt sind. Das mag richtig sein, wenn du dich für einen Aushilfsjob bewirbst, für den keine besondere Qualifikation erforderlich ist.

Doch je näher der Traumjob rückt und je mehr Qualifikation und Persönlichkeit darüber entscheiden, ob du die Stelle bekommst, desto durchgeplanter wird das Vorstellungsgespräch verlaufen. Denn Unternehmen und Personalentscheider überlassen im Bewerbungsgespräch nichts dem Zufall. 

Und genau diesen Umstand kannst und solltest du dir zunutze machen, indem du dich mit der Frage befasst: Wie läuft ein Vorstellungsgespräch ab? 

In diesem Ratgeber schildern wir dir die sechs typischen Phasen eines Bewerbungsgesprächs. Dabei kann sowohl die Reihenfolge als auch die zeitliche Dauer variieren. Insgesamt lässt sich aber ein Muster ableiten, das wir dir hier präsentieren, damit du dich ideal darauf vorbereiten kannst. 

Introvertierte Menschen bringt schon der Gedanke ins Schwitzen: Gleich wirst du einem oder mehreren Fremden gegenüberstehen, deren Aufgabe es ist, deine Qualifikation und Persönlichkeit zu bewerten. Bevor du ins Vorstellungsgespräch gehst, mache dir daher eines noch mal klar: Du hast bereits einen Punktsieg erzielt, denn du wurdest eingeladen! Jetzt geht es darum, den Vorteil auszubauen! 

Schon diese kleine Gedankenübung trägt hoffentlich dazu bei, dass du deinem Gegenüber bei der Begrüßung ein freundliches Lächeln schenken kannst. Es folgt dann zumeist ein kurzer Smalltalk, der dem Empfang an der Hotelrezeption ähnelt: Wie war Ihre Anfahrt? Möchten Sie lieber Wasser mit oder ohne Kohlensäure? Du kennst das sicher – und weißt daher, dass du diese Situation gut meistern kannst. 

Wichtig ist, dass du den Smalltalk ernst nimmst und als Aufforderung verstehst, einen ersten Kontakt herzustellen. Und der verläuft über die Augen, die Zuwendung und eine Antwort, die über ein knappes „gut“ hinausgeht. Übrigens auch dann, wenn das Vorstellungsgespräch per Videokonferenz abgehalten wird. 

Seid ihr dann im eigentlichen Gesprächsraum angekommen, verhalte dich zunächst abwartend, also setze dich nicht, bevor man dir einen Platz angeboten hat. Und denke daran: Es ist völlig normal, nervös zu sein. Niemand nimmt dir das übel, im Gegenteil, zeigt es doch, dass du wirklich an der Stelle interessiert bist. 

Aber: Versetze dich auch in die Position deiner Gesprächspartner/innen. Müssen sie bei jedem Bewerbungsgespräch zunächst einmal darauf eingehen, dass ihr Gegenüber die eigene Nervosität zum Gesprächsthema macht, wird es irgendwann ermüdend. 

Hebe dich davon ab, indem du stillschweigend voraussetzt, dass deine Gesprächspartner/innen bereits Erfahrung mit solchen Situationen haben. Und sage lieber etwas Anerkennendes über den schönen Ausblick oder das angenehme Ambiente, statt deine Nervosität zu betonen. 

Nicht jeder liebt Smalltalk, aber ein kurzer höflicher Einstieg hat den Vorteil, dass die eigene Stimme anschließend nicht mehr ganz so belegt und fremd klingt, man schon mal Augenkontakt aufgenommen und ein Lächeln getauscht hat. 

Phase 2 und 3 dienen dann der gegenseitigen Vorstellung – sie sind in der Reihenfolge austauschbar. Manche Unternehmen beginnen mit einer kurzen Selbstvorstellung, insbesondere, wenn mehrere Personen an dem Gespräch beteiligt sind. 

Es folgt dann eine Ausführung über das Unternehmen, die Tätigkeit, die Produkte oder Dienstleistungen – über Sachverhalte eben, die du kennen solltest, wenn du dich für die Position interessierst. 

Hast du dich gut vorbereitet, wirst du manches davon vielleicht schon wissen – umso besser, dann fühlst du dich von der Fülle an Informationen nicht überrumpelt, kannst konzentriert zuhören, und gezielt nachfragen oder dir Notizen machen.

Ein Vorstellungsgespräch dient grundsätzlich in jeder Sekunde der Selbstpräsentation. Was keinesfalls bedeutet, dass es nur um dich geht oder dass du dich unablässig als „Macher/in“ beweisen musst, der/die das Gespräch führt. Dich selbst präsentierst du auch, indem du dich zurücknimmst, nachfragst, abwartest und anderen nicht ins Wort fällst. 

Der entscheidende Moment, deine fachliche Qualifikation und deine sozialen Kompetenzen hervorzuheben, ist gekommen, wenn du aufgefordert wirst, etwas über dich zu erzählen. Wer bist du? Was kannst du? Wie stellst du dir deine Zukunft im Unternehmen vor?

Auch hier kommt es darauf an, das richtige Maß zu finden. Du wurdest eingeladen, weil deine formalen Qualifikationen überzeugt haben. Jetzt geht es im Wesentlichen um deine Persönlichkeit. Was ist dir besonders wichtig? Wie stehst du zu dir und deinen Stärken und Schwächen? Passt du ins Team? 

Idealerweise hast du dich auf diese Frage daher ebenfalls gut vorbereitet und kannst ein paar Minuten lang frei und strukturiert etwas über dich erzählen, was für dein Gegenüber und die ausgeschriebene Position relevant ist. Gern kannst du auch einen Hinweis auf ein spannendes Hobby oder ein soziales Engagement einbauen – aber nur, sofern dies positiv besetzt ist. 

In unserem Ratgeber „Typische Bewerbungsfragen“ haben wir sechs Fragen für dich zusammengestellt, die in fast jedem Vorstellungsgespräch gestellt werden. Manches gehört zum Ablauf des Bewerbungsgesprächs eben einfach dazu, beispielsweise die Frage, warum du dich auf die Stelle beworben hast, was dich motiviert oder warum du deine bisherige Stelle kündigen möchtest. 

Daneben können in dieser Phase auch Sachfragen gestellt werden oder du wirst danach gefragt, wie du dich in einer bestimmten Situation verhalten würdest. 

Wichtig ist, dass du hier in der ersten Person sprichst, nicht von „man“ oder „viele machen es so“ oder so etwas in der Art. Nein, hier stehst du mit deinen Erfahrungen, deinem Wissen, deinen Talenten im Vordergrund. Sprich daher von dir, lass gern Beispiele aus deiner beruflichen Tätigkeit einfließen und zeige, dass du dich mit dem Unternehmen intensiv auseinandergesetzt hast, um sicher zu sein: Ihr passt ausgezeichnet zueinander! 

Vorbereiten kannst du dich auf diese Phase im Bewerbungsgespräch, indem du mit unserem digitalen Bewerbungstrainer ein solches Frage-Antwort-Gespräch simulierst. Der Bewerbungstrainer umfasst mehr als 200.000 Fragen zu mehr als 1.000 verschiedenen Berufen, die im Bewerbungsgespräch gestellt werden können, außerdem erhältst du zu vielen Fragen auch eine Beispielantwort und Tipps, wie du darauf reagieren kannst. Lerne die Antworten nur nicht auswendig, sondern nimm sie als Vorlage, um deine persönlichen Antworten stilsicher formulieren zu können. Überprüfe hier, ob dein Beruf auch dabei ist.

Fester Bestandteil im Ablauf von Vorstellungsgesprächen ist es, den Bewerber/innen Raum für eigene Fragen zu geben. Das gebietet nicht nur die Höflichkeit, sondern es ist Teil des Rituals. Denn an deinen Fragen erkennt ein/e erfahrene/r Personalbeauftragte/r ebenfalls, wie ernsthaft dein Interesse an der Stelle und am Unternehmen ist. Und dein Gegenüber erhält einen Einblick in deine Denkweise, eine Vorstellung davon, was dir wichtig ist. 

Nimm die Herausforderung an und bereite dich darauf vor, indem du dir vorab eigene Fragen notierst. Ausgenommen sind Fragen, die du dir durch eine kurze Recherche im Internet selbst beantworten könntest. 

Wie du dich ideal darauf vorbereitest, kannst du in unserem Ratgeber „Im Vorstellungsgespräch eigene Fragen stellen“ detailliert nachlesen. 

Wie läuft ein Vorstellungsgespräch ab? Wenn du dich mit dieser Frage beschäftigst, möchtest du sicher auch wissen, wann du Informationen über Gehalt, Urlaub, Benefits, Beförderungen, Arbeitszeiten usw. erhältst beziehungsweise an welchem Punkt im Gespräch du danach fragen kannst. 

Im Bewerbungsgespräch werden solche und weitere Fragen zumeist ans Ende gestellt. Schließlich bringt es wenig, über das Gehalt zu verhandeln, wenn man nicht in die engere Auswahl kommt. 

Mindestens ebenso wichtig wie diese Informationen ist es für dich, zu erfahren, wie der genaue Ablauf des Auswahlverfahrens ist. Bis wann kannst du mit einer Absage oder einer Zusage rechnen? Werden weitere Gespräche folgen, eine Führung durchs Unternehmen, ein Kennenlerntermin? Wird es eine Einarbeitungsphase geben und – falls du dich für ein Praktikum oder eine Hospitanz bewirbst – durch wen wirst du angeleitet und eingearbeitet?

Ein Unternehmen, dem die eigenen Mitarbeiter/innen und das Firmenimage am Herzen liegen, wird das Bewerbungsverfahren transparent gestalten und dir darauf klare Antworten geben können. Denn Umfragen haben gezeigt: Bewerber/innen können auch mit einer Absage gut umgehen. Was sie dagegen negativ bewerten, ist, ewig hingehalten oder überhaupt keine Antwort mehr zu erhalten. 

Sind alle Fragen geklärt, heißt es, gekonnt Abschied zu nehmen: freundlich, zuversichtlich und mit einem kleinen Dankeschön für das interessante Gespräch. 

Du bist jetzt ganz sicher, dass du gern in diesem Unternehmen arbeiten würdest?

Niemand hindert dich, dies noch einmal zum Ausdruck zu bringen! Achte allerdings auf die Formulierung und lass dich nicht zu Äußerungen hinreißen wie: „Ich würde wirklich gern bei Ihnen arbeiten, denn ich wusste schon gar nicht mehr, wo ich mich noch bewerben soll.“ 

Deute eher vorsichtig(!) an, dass du noch eine weitere Option hast, es aber auf jeden Fall vorziehen würdest, in diesem und keinem anderen Unternehmen angestellt zu sein.