Vorstellungsgespräch als Verwaltungsfachangstellte - Fragen & Antworten

Du hast dich also dazu entschieden, den beruflichen Weg eines/r Verwaltungsfachangestellte/n einzuschlagen – eine kluge Wahl! Der Beruf bietet nicht nur eine stabile Karriere in der öffentlichen Verwaltung, sondern ermöglicht es dir auch, aktiv am gesellschaftlichen Leben teilzunehmen und einen direkten Beitrag für die Gemeinschaft zu leisten. Bevor du jedoch in dieses Berufsfeld einsteigst, steht natürlich das Bewerbungsgespräch an. Ein wenig Nervosität ist dabei ganz normal. Um dir bei der Vorbereitung zu helfen, haben wir hier eine Liste von Fragen zusammengestellt, die dir in einem solchen Gespräch gestellt werden könnten – inklusive Beispielantworten. So kannst du dich optimal vorbereiten und mit Selbstbewusstsein ins Gespräch gehen.

1. Was hat Sie dazu bewogen, Verwaltungsfachangestellte/r zu werden?
2. Welche Fähigkeiten sind für Ihren Job besonders wichtig?
3. Wie gehen Sie mit schwierigen Bürgern oder Antragstellern um?
4. Wie behalten Sie den Überblick über verschiedene Vorschriften und Gesetze?
5. Was war die komplizierteste Angelegenheit, die Sie bisher bearbeitet haben?
6. Wie sieht Ihre typische Tagesroutine aus?
7. Wie halten Sie sich über Änderungen in der Verwaltungspraxis auf dem Laufenden?
8. Welche Software oder Tools nutzen Sie täglich?
9. Was mögen Sie am meisten an Ihrem Job?
10. Inwiefern hat sich Ihre Rolle als Verwaltungsfachangestellte/r in den letzten Jahren verändert oder entwickelt?

Beispielantwort: “Ich wollte einen Beruf mit sicherer Zukunftsperspektive und der Möglichkeit, den Bürgern direkt zu helfen. Die Arbeit in der öffentlichen Verwaltung schien mir eine ideale Kombination aus Organisation, Recht und Bürgernähe zu sein.”

Beispielantwort: “Organisationsgeschick, Sorgfalt, gute Kenntnisse im Verwaltungsrecht und Kommunikationsfähigkeit sind unerlässlich in meinem Beruf.”

Beispielantwort: “Ich versuche stets, ruhig und professionell zu bleiben, die Anliegen ernst zu nehmen und klar und verständlich zu kommunizieren. Es ist wichtig, Empathie zu zeigen und gleichzeitig die rechtlichen Rahmenbedingungen im Blick zu behalten.”

Beispielantwort: “Durch regelmäßige Fortbildungen und Schulungen halte ich mein Wissen aktuell. Außerdem nutze ich interne Datenbanken und arbeite eng mit Kollegen zusammen, um bei Unsicherheiten gemeinsam Lösungen zu finden.”

Beispielantwort: “Ein Bürger hatte mehrere komplexe Anliegen gleichzeitig, die verschiedene Ämter betrafen. Es war eine Herausforderung, alle Fäden zusammenzuführen und eine zufriedenstellende Lösung für alle Beteiligten zu finden.”

Beispielantwort: "Mein Tag beginnt mit dem Checken von E-Mails und Post. Danach bearbeite ich Anträge, führe Telefonate, berate Bürger und halte Rücksprache mit Kollegen. Zwischendurch stehen oft auch Teammeetings oder Besprechungen an."

Beispielantwort: “Neben regelmäßigen internen Schulungen lese ich Fachliteratur und tausche mich mit Kollegen aus anderen Ämtern und Behörden aus.”

Beispielantwort: “Wir nutzen ein internes Verwaltungsprogramm für die Bearbeitung von Anträgen, dazu kommen Standardbüroanwendungen wie Word, Excel und Outlook für die Kommunikation und Dokumentenerstellung.”

Beispielantwort: “Die Vielfältigkeit der Aufgaben und das Gefühl, direkt etwas für die Bürger tun zu können. Jeder Tag bringt neue Herausforderungen mit sich, und das macht den Beruf spannend.”

Beispielantwort: “In den letzten Jahren hat die Digitalisierung stark zugenommen, was bedeutet, dass viele Prozesse, die früher manuell durchgeführt wurden, jetzt online abgewickelt werden. Das hat nicht nur die Art und Weise verändert, wie ich arbeite, sondern auch die Erwartungen der Bürger an Schnelligkeit und Effizienz erhöht. Gleichzeitig ermöglicht es mir, effektiver zu arbeiten und mehr Zeit für komplexere Anfragen zu haben. Es war eine Anpassungsphase, aber ich sehe es als eine positive Entwicklung, die mir neue Fähigkeiten und Perspektiven eröffnet hat.”

Ein Bewerbungsgespräch kann herausfordernd sein, aber mit der richtigen Vorbereitung kannst du sicher und überzeugend auftreten. Die oben aufgeführten Fragen und Beispielantworten sollen dir dabei helfen, einen Eindruck davon zu bekommen, was auf dich zukommen könnte. Natürlich sind dies nur Beispiele und jedes Gespräch ist individuell. Wichtig ist, dass du authentisch bleibst und dich selbst treu widerspiegelst. Zeige deinem potenziellen Arbeitgeber nicht nur, dass du die nötigen Fachkenntnisse besitzt, sondern auch, dass du mit Herz und Engagement bei der Sache bist. Wir drücken dir die Daumen und wünschen dir viel Erfolg bei deinem Bewerbungsgespräch!

Weitere Tipps findest du in unserem Guide zum Bewerbungsgespräch.